Was ist die Personalabrechnung?
Die Personalabrechnung ist in jedem Unternehmen ein maßgeblicher Faktor des Personalmanagements. Durch eine korrekte wie effiziente Abrechnung ist nicht nur die pünktliche Auszahlung der Mitarbeitergehälter abgesichert, es werden auch relevante steuerliche, organisatorische und rechtliche Anforderungen abgedeckt.
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DIE ROLLE DER PERSONALABRECHNUNG IM PERSONALMANAGEMENT
Der Personalabrechnung kommt eine entscheidende Rolle im Personalmanagement zu. Die Berechnung der Entgelte muss korrekt ausgeführt werden und pünktlich erfolgen. Damit ist eine ganze Reihe an gesetzlichen wie steuerlichen Vorgaben verbunden. Durch die Arbeit der Lohnbuchhaltung werden nicht nur Gehälter und Gehaltsnebenleistungen ausgezahlt, die korrekte Personalabrechnung besitzt letztlich komplexe Auswirkungen auf die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die operative Effizienz der Firma.
DIE AUFGABEN DER PERSONALABRECHNUNG
Die Aufgaben der Personalabrechnung lassen sich in folgenden Punkten zusammenfassen:
- Berechnung des Entgeltes
- Zuteilung des Entgeltes
- Berücksichtigung der Steuer- und Versicherungsbeiträge
- Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben
Damit fließen in das komplexe Arbeitsgebiet der Personalabrechnung verschiedene Faktoren ein:
- Mitarbeitendendaten
- Gesetze
- Analysen
- Berichterstattung
- Abwesenheitsmanagement
DIE LOHN- UND GEHALTSABRECHNUNG ALS ZENTRALE AUFGABE
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung steht im Zentrum der Aufgaben der Personalabrechnung. Darin eingeschlossen sind die Berechnung der Brutto- und Nettogehälter unter Berücksichtigung von Steuern, Versicherungen, Sozialversicherungsbeiträgen und weiterer Lohnnebenkosten.
Berücksichtigt werden müssen auch die individuellen Daten der Angestellten, wie die geleisteten Arbeitsstunden, mögliche Überstunden sowie Boni und Abzüge. Durch die korrekte und zeitnahe Berechnung und Auszahlung der Löhne und Gehälter stellt die Personalabrechnung letztlich die Zufriedenheit und finanzielle Stabilität aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens sicher.
Mitarbeiterdaten verwalten und erfassen
Damit der Abrechnungsprozess reibungslos verlaufen kann, müssen Personaldaten korrekt erfasst und verwaltet werden. Damit Lohn- und Gehaltsabrechnungen korrekt ausgeführt und dem Betreffenden zugeordnet werden können, müssen Daten wie Wohnanschrift, Steuerklasse, Bankverbindung oder Sozialversicherungsnummer aktuell gehalten werden.
Urlaubs- und Krankentage erfassen
Die Personalabrechnung ist angehalten, die angefallenen Urlaubs- und Krankentage korrekt zu erfassen und abzurechnen. Die Fehltage sind genau und unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben und unternehmensinterner Belange zu dokumentieren und letztlich vom Gehalt abzuziehen.
Recht und Steuern im Fokus
Die Personalabrechnung muss sich an rechtlichen wie steuerlichen Vorgaben orientieren. Ihr obliegt die Verantwortung, dass alle rund um die Entlohnung von Mitarbeitenden geltenden gesetzlichen und rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Unter Einbeziehung arbeitsrechtlicher Regelungen, der gültigen Tarifvereinbarungen und geltenden Sozialversicherungsbeiträgen sowie dem vorschriftsmäßigen Gebrauch der Lohnsteuertabellen wird abgesichert, dass der Firma keine rechtlichen wie steuerlichen Konsequenzen drohen.
PERSONALABRECHNUNG ALS BERICHTERSTATTER UND ANALYSATOR
Die Personalabrechnung stellt relevante Daten für die Analyse und Berichterstattung bereit. Werden die Entgelte der Mitarbeiter erfasst und ausgewertet, lassen sich daraus wichtige Erkenntnisse über eine Vielzahl an Kennzahlen gewinnen.
So zum Beispiel:
- Personalkosten
- Lohnniveau und Lohnentwicklung
- Vergütungsstrukturen
- Arbeitszeitmodelle
Diese Daten sind für die Unternehmensleitung und das Management relevant, um das Budget für die Zukunft zu planen oder um strategische Entscheidungen auf den Weg zu bringen. Damit ist die Personalabrechnung nicht zuletzt ein Motivator für eine fundierte Personalplanung und die effektive Nutzung und Verwertung von Ressourcen.
PERSONALABRECHNUNG DURCH FULL-SERVICE-LOHN- UND GEHALTSABRECHNUNG VEREINFACHEN
Die manuelle Lohnrechnung kostet Unternehmen Zeit und Ressourcen. Es ist enorm aufwendig und in der heutigen Zeit nicht mehr wirtschaftlich, wenn Lohnsätze, Abzüge und geleistete Stunden manuell überprüft und anschließend aufwendig berechnet werden.
Durch die Anwendung von Softwaresystemen für die Gehaltsabrechnung lässt sich Zeit einsparen und die Fehlerquote nachweislich senken. Die Automatisierung des Abrechnungsprozesses vereinfacht die Arbeit und spart Personalkosten ein. Abhängig vom gewählten System können auch die Mitarbeitenden selbst in die Abrechnung eingebunden werden und ihre eigenen Personalangaben und Daten bearbeiten und verwalten.
Eine HR-Software übernimmt im Prozess der Lohnabrechnung, Lohnzahlung und Steuereinreichung folgende Aufgaben:
- Lohn berechnen
- Arbeitsstunden der Mitarbeitenden erfassen
- Anwesenheitssteuern verfolgen
- Versicherungsprämien zahlen
- Mitarbeitendensteuern an staatliche Stellen abführen
- Direkteinlagen durchführen
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geben lediglich die Lohninformationen der Beschäftigten und die geleisteten Arbeitsstunden ein. Die Lohnabrechnung wird vom System automatisch abgeschlossen.
PERSONALABRECHNUNG AUSLAGERN
Wer die Personalabrechnung an externe Dienstleister auslagert, kann Zeit und Kosten einsparen. Unternehmen bleiben auf ihre Kernkompetenz konzentriert und können die Mitarbeitenden entsprechend einsetzen.
Externe Personalabrechnung bietet folgende Vorteile:
- interne Ressourcen werden geschont
- hinreichend Fachwissen und Expertise ist vorhanden
- Firmen arbeiten mit hohen Sicherheitsstandards
- Fehler und Risiken werden reduziert
- Daten sind sicher
- Kosten und Zeit werden eingespart
- fachliche Beratung und Unterstützung sind gewährleistet
Externe Dienstleister arbeiten mit modernster Sicherheitstechnik und stehen bei Fragen und Problemen kompetent zur Seite. Damit lassen sich Vertraulichkeit, Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten gewährleisten.
DIE VORTEILE EINER AUTOMATISIERTEN PERSONALABRECHNUNG
Durch die Verwendung einer Lohnbuchungssoftware entstehen einige Vorteile, welche kleine Firmen ebenso betreffen wie Großunternehmen.
- direkter Unternehmensschutz: Durch die regelmäßige Aktualisierung der Software entgeht es den Unternehmen nicht, wenn es Änderungen und Neuerungen im Hinblick auf rechtliche wie steuerliche Vorgaben gibt. Damit bleiben die Firmen immer auf dem Laufenden und die korrekte wie rechtskonforme Personalabrechnung ist sichergestellt.
- vereinfachte Abrechnung: Das Bruttoeinkommen des Mitarbeitenden wird automatisch bestimmt. Dabei werden Steuern, Versicherung und andere Abzüge berücksichtigt. Das System zieht die Abzüge vom Gehalt ab und schließt die Abrechnung durch die Überweisung des Lohnes oder das Übersenden eines Schecks an den Mitarbeitenden automatisch ab.
- Steuererleichterungen: Eine Lohnabrechnungssoftware ist für die automatische Generation von Steuerformularen optimiert. Dies ist besonders für Firmen hilfreich, die Zweigstellen in verschiedenen Ländern unterhalten und damit verschiedenen Vorschriften und Steuergesetzen Folge leisten müssen.
- Pflege von Datensätzen: Eine manuelle Verwaltung und Organisation von Mitarbeitendeninformationen kann in einem Unternehmen einen hohen Arbeitsaufwand erfordern. Eine Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware speichert die Mitarbeitendendaten elektronisch und erlaubt auch den Zugriff auf alte Datensätze. Damit gehen keine Informationen verloren und eine organisierte Personalabrechnung kann sichergestellt werden.
- Eigenverantwortung: Viele Software-Systeme erlauben den Mitarbeitendenzugriff. Damit können Angestellte persönliche Informationen einsehen und überprüfen, sowie nötige Änderungen anfordern. Im Gegenzug können sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Lohnabrechnung auf andere Aufgaben fokussieren. Dies steigert letztlich die Unternehmensleistung.
- Fehlermeldungen: Software-Systeme können Warnungen versenden, wenn es zu Auffälligkeiten und Unstimmigkeiten kommt. Wurden Geldbeträge falsch eingegeben oder Arbeitsstunden vergessen zu erfassen, wird die Personalabrechnung darauf aufmerksam gemacht, Fehler lassen sich vermeiden und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden leidet nicht unter möglichen Konsequenzen derartiger Diskrepanzen.
- zeitnaher Zahlungsverkehr: Mithilfe einer Lohnabrechnungssoftware kann die termintreue Auszahlung der Gehälter sichergestellt werden. Das Personal wird an die rechtzeitige Abwicklung der Lohnberechnung erinnert. Die Software kann auch so programmiert werden, dass Einzahlungsschecks automatisch verschickt werden und damit der Lohn immer rechtzeitig gezahlt wird.
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