Geschäftsbereich Modern Workplace
Vertragsmanagement mit SharePoint Online
Die cloudbasierte Lösung zur Verwaltung von Verträgen mit SharePoint Online und Microsoft 365 ermöglicht Ihnen die effiziente Verwaltung all Ihrer Verträge über den gesamten Lebenszyklus in einer benutzerfreundlichen Oberfläche.
Sie können einzelne Verträge mit allen wichtigen Vertragsinformationen (Vertragspartner, Kosten, Leistungen), Dokumenten und Fristen anlegen und verwalten. Über vordefinierte Workflows steuern Sie Verantwortlichkeiten und Aufgaben und werden bei der Erreichung von Fristen automatisch benachrichtigt. Individuelle Berechtigungen sorgen für einen sicheren Zugriff .
Die wichtigsten Funktionen eines Vertragsmanagements mit SharePoint Online
- Zentrales Portal zur Anlage, Sammlung und Pflege aller Verträge auf Basis von SharePoint Online und Microsoft 365 bzw. Office 365
- Ablage aller relevanten Dokumente und Daten zu den einzelnen Verträgen
- Zugriffsregelung über Berechtigungskonzepte
- Aufgabenmanagement und Workflowsteuerung
- Überwachung von Terminen und Fristen
- Auswertungen zu Vertragskosten und weiteren Kennzahlen
- Einfache und nutzerfreundliche Bedienung über Web-Oberfläche direkt im Browser
- Integration von Drittsystemen wie Outlook, ERP-Systemen oder Microsoft Teams
- Archivierung
SIE WISSEN NICHT WEITER?
Welche Vorteile bietet ein SharePoint-basiertes Vertragsmanagement?
Für welche Anwendungsfälle eignet sich das digitale Vertragsmanagement mit SharePoint Online?
Shareflex Contract Online unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer Vertragsdokumente im Unternehmen und vereint durch die Integration in Microsoft 365 bereits im Standard allen Features für ein modernes Vertragsmanagement:
- Dokumentenmanagement
- Workflowsteuerung und Prozessautomatisierung
- Aufgabenverwaltung
- u. v. m.
Sollten Sie spezielle Anforderungen haben, kann die Anwendung auch angepasst werden.
Welche Funktionen hat das Produkt?
- Mietverträge
- Leasingverträge
- Mobilfunkverträge
- Wartungsverträge
- Dienstleistungsverträge
- Versicherungsverträge
- Kaufverträge
- Rahmenverträge
- Vertraulichkeitsvereinbarungen
Verträge und Vertragsbeziehungen
allgemeine Vertragsdaten
- Abrechnungsinformationen und Konditionen
- Fristen und Laufzeiten
- Aufgaben und Benachrichtigungen
- Dokumente (Vertragsdokumente, Korrespondenzen)
- Informationen zu Geschäftspartnern/Vertragsparteien
- Abbildung von Vertragsabhängigkeiten (Rahmenverträge)
Verwaltung und Verträge
- Versionierung der Verträge und der zugehörigen Dokumente
- Revisionssichere Archivierung von Verträgen
Workflows
- Definition von Freigabeprozessen und Genehmigungen (ein- und mehrstufig)
- E-Mail-Benachrichtigung bei der Zuweisung von Aufgaben
- Benachrichtigung via E-Mail bei Erreichung von Fristen sowie automatische Aktualisierung von Fristen und Daten
- Möglichkeit der Integration weiterer individueller Workflows
Übergreifende Funktionen
- Übersichtliche, anwenderfreundliche und intuitive Bedienbarkeit
- Integriertes Dokumentenmanagement
- Volltextindizierte Suche über einzelne Elemente, Metadaten und Dokumente
- Individuelle Berechtigungskonzepte
- Archivierung von Verträgen, Daten zu Verträgen und zugehörigen Dateien
Wie gestaltet sich die Kompatibilität und die Integration von Shareflex Contracts Online mit anderen Produkten?
- SharePoint Online und Microsoft 365 als Basis
- ERP-Systeme wie Dynamics 365 Business Central
- Microsoft 365-Anwendungen wie MS Teams, Power BI, Planner, Power Automate
- Office-Anwendungen wie MS Outlook
- dox42 für die Erstellung von Vertragsdokumenten aus SharePoint-Daten, individuellen Textbausteinen u.v.m., sowie Weiterverarbeitung der Dokumente
Warum ist die Business Systemhaus AG der IT-Partner für Ihr Unternehmen?
Wir unterstützen unsere vorwiegend im Mittelstand angesiedelten Kunden rund um die Region Bayreuth, Bamberg, Nürnberg, Hof und über ganz Deutschland sowie den DACH-Raum hinaus in verschiedenen Aspekten der Digitalisierung und Optimierung von Unternehmensprozessen. In der Zusammenarbeit legen wir ein besonderes Augenmerk auf langfristige Partnerschaften, sowie die stetige Weiterentwicklung digitaler Themen in Ihrem Unternehmen und unterstützen Sie so in der langfristigen Erreichung Ihrer Unternehmensziele.
Dabei decken wir sämtliche Bereiche ab: Betriebswirtschaftliche Software/ERP, Lösungen für den Modern Workplace/das digitale Büro sowie die Themenfelder Business Intelligence, Personalmanagement und IT-Infrastruktur.
