Geschäftsbereich Modern Workplace

Qualitätsmanagement mit SharePoint Online

Die cloudbasierte Lösung zur Verwaltung und Lenkung von Qualitätsmanagement-Dokumenten mit SharePoint Online und Microsoft 365 ermöglicht Ihnen ein effizientes QM in Ihrem Unternehmen. Sie können mit der Shareflex Dokumentenlenkung alle Qualitätsmanagement-Dokumente und Inhalte zentral anlegen und verwalten – mitsamt allen wichtigen Informationen, wie Geltungsbereichen, Gültigkeiten, Verantwortlichkeiten u.v.m.. Über vordefinierte Workflows steuern Sie Verantwortlichkeiten, Prüfungen, Genehmigungen und Freigaben sowie Aufgaben und werden bei der Erreichung von Gültigkeits- bzw. Ablaufdaten automatisch benachrichtigt. Über individuelle Berechtigungskonzepte steuern Sie zudem den Zugriff auf Ihre gelenkten Dokumente und können ebenso Bestätigung der Kenntnisnahme sowie Lesebestätigungen anfordern.

Die wichtigsten Funktionen des digitalen Qualitätsmanagements:

  • Zentrales Portal zur Anlage, Sammlung und Pflege gelenkter Dokumente auf Basis von SharePoint Online und Microsoft 365 bzw. Office 365
  • Anlage aller relevanten Dokumente zu verschiedenen Normen
  • QM-Cockpit als individualisierbaren Einstiegspunkt
  • Zugriffsregelung über Berechtigungskonzepte
  • Workflows zur Dokumentenlenkung und weiteren Anforderungen, sowie Dokumentation aller Workflowschritte
  • Überwachung von Gültigkeiten, Terminen und Fristen
  • Prozesslandkarte zur übersichtlichen Navigation
  • Archivierung
  • Einfache und nutzerfreundliche Bedienung über Web-Oberfläche direkt im Browser
  • Integration von Drittsystemen wie Outlook, ERP-Systemen oder Microsoft Teams

Ansprechpartner

Christian Hagen

Sie wissen nicht weiter? Nutzen Sie unser Beratungsangebot!

Mail: info@bsh-ag.de
Tel.: 0921/5950

Welche Vorteile hat ein SharePoint-basiertes QM?

Qualitätsmanagement mit SharePoint Online – Livedemo mit allen Features und Vorteilen

QM-Dokumente verwalten mit SharePoint Online

Überblick über die wichtigsten Funktionen des digitalen QM-Systems auf Basis von SharePoint Online

Welche Vorteile bietet ein SharePoint-basiertes Qualitätsmanagement?

In Ihrem unternehmenseigenen Qualitätsmanagement unterstützt Sie die Onlinelösung zur Dokumentenlenkung Shareflex Quality Documents Online der Portal Systems AG. Die cloudbasierte QM-Lösung auf Basis von SharePoint Online (Microsoft 365 bzw. Office 365) bietet Ihnen umfangreiche Funktionen in einer leistungsstarken Standardanwendung. Mit Shareflex Quality Documents Online haben Sie alle normenrelevanten Informationen zu Ihren QM-Dokumenten stets zentral im Überblick und können alle wichtigen Details einsehen und verwalten.

Die cloudbasierte Lösung zur Verwaltung gelenkter Dokumente wird direkt in Ihre unternehmenseigene Microsoft SharePoint Online bzw. Microsoft 365-Umgebung integriert und benötigt in der Standardausführung keine weitere Infrastruktur. Der Produktstandard ist dabei so aufgebaut und konfiguriert, dass die Lösung schnell einsatzbereit ist. Das Framework bietet auch die Möglichkeit der Anpassung an individuelle Anforderungen und Erweiterung um weitere Module.

Für welche Anwendungsfälle eignet sich das digitale QM-System?

Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, Vorlagen, Formulare – das sind nur ausgewählte Beispiele von Qualitätsmanagement-Dokumenten, die Sie in Ihrem Unternehmen vorhalten (müssen). Um stets einen Überblick über die Aktualität Ihrer Qualitätsmanagement-Dokumente zu haben, unterstützt Sie die SharePoint-Lösung zur Verwaltung und Lenkung derartiger Dokumente und Inhalte: Shareflex Quality Documents Online.

  • Erstellung und Verwaltung gelenkter Dokumente
  • Freigabe- und Genehmigungsprozesse sowie Überwachung und Steuerung des Lebenszyklus
  • Berechtigungskonzepte
  • Prozesslandkarte
  • Archivierung und Dokumentation jeglicher Änderungen

Welche Funktionen hat das Produkt?

Die SharePoint-basierte Lösung für Ihr digitales Qualitätsmanagement bietet Ihnen eine Reihe an Funktionalitäten, die Ihre QMBs und Qualitätsmanagementbeauftragten optimal in ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Das QM-Tool ist dabei durch die browserbasierte Navigation einfach und intuitiv zu bedienen. Damit können Sie beispielsweise neue Mitarbeiter schnell einarbeiten und machen die Suche nach gültigen Dokumenten für Ihre Mitarbeiter einfach und schnell. 
Verschiedene Filter, Gruppierungen und Sortierungen sorgen dafür, dass Dokumentenlisten für sämtliche Nutzergruppen effizient aufbereitet werden können. 
Das QM-System erleichtert Ihnen die Vorbereitung von Zertifizierungen und Audits, da Sie alle Dokumente und Anforderungen zentral sammeln und verwalten können. Sie (und Ihre Mitarbeiter) haben stets das offizielle, veröffentlichte, geprüfte und freigegebene Dokument im Zugriff – es existieren keine Redundanzen. 
SharePoint Qualitätsmanagement

Verwaltung von QM-Dokumenten

Zentrales Element des QM-Systems sind Ihre Dokumente. Dazu gehören beispielweise Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, Formblätter usw. . Sämtliche Dokumente werden zentral verwaltet und über Eigenschaften/Metadaten mit Eigenschaften wie Geltungsbereichen, Abteilungen, Zuständigkeiten und Gültigkeiten versehen. Anhand dieser Kriterien können die Dokumente gruppiert und sortiert für die verschiedenen Betrachter angezeigt werden. 

  • „Dokumentenakte“ mit allen wichtigen Informationen (Metadaten)
  • Erstellung der QM-Dokumente auf Basis von Vorlagen
  • Dokumentation des Dokumentenlebenszyklus mitsamt Versionen, Workflows, Aufgaben, Änderungen an Metadaten

Prozesslandkarte

Für eine bessere Übersicht können Ihre Unternehmensprozesse in einer Prozesslandkarte dargestellt werden. So können sich die Betrachter einfach zurecht finden und schnell zu den gesuchten Dokumenten navigieren. 

  • Abbildung der unternehmenseigenen Prozesse in intuitiv bedienbarer grafischer Oberfläche
  • Klickbare Navigation zu den untergeordneten Dokumenten und Dateien

Workflows

Um Ihren QMBs und Qualitätsmanagementbeauftragten die tägliche Arbeit zu erleichtern, bietet die QM-Lösung verschiedene automatisierte Workflows. So kann beispielsweise die Freigabe neuer Dokumente oder die Änderung bestehender Dokumente einfach digital gesteuert werden. Über Eskalationsrichtlinien und Vertreterregelungen geht kein Arbeitsschritt verloren. Die Überwachung von Fristen ist selbstverständlich auch abgebildet. 

  • Lenkung der QM-Dokumente auf Basis der relevanten Normen
  • Definition von Freigabeprozessen und Genehmigungen – auch mehrstufig
  • Überwachung von Gültigkeiten und Fristen mit Wiedervorlagen
  • Anforderung von Kenntnisnahme- und Lesebestätigungen
  • Konfigurierbare E-Mail-Benachrichtigungen
  • Hinterlegung von Stellvertretungen
  • Möglichkeit der Integration weiterer individueller Workflows

Workflows

  • Archivierung von:
    • Überarbeiteten Dokumenten in den einzelnen Versionen
    • Workflowschritten und zugehörigen Informationen wie Prüfungen und Freigaben
  • OPTIONAL: Revisionssichere Archivierung im eigenen DMS

Übergreifende Funktionen

  • Übersichtliche, anwenderfreundliche und intuitive Bedienbarkeit
  • Integriertes Dokumentenmanagement
  • Volltextindizierte Suche über einzelne Elemente, Metadaten und Dokumente
  • Individuelle Berechtigungskonzepte
  • Archivierung von Verträgen, Daten zu Verträgen und zugehörigen Dateien

Wie gestaltet sich die Kompatibilität und die Integration des Produktes?

  • SharePoint Online und Microsoft 365 als Basis
  • ERP-Systeme wie Dynamics 365 Business Central
  • Microsoft 365-Anwendungen wie MS Teams, Power BI, Planner, Power Automate
  • Office-Anwendungen wie MS Outlook
  • dox42 für die Erstellung von Vertragsdokumenten aus SharePoint-Daten, individuellen Textbausteinen u.v.m., sowie Weiterverarbeitung der Dokumente

Warum ist die Business Systemhaus AG der IT-Partner für Ihr Unternehmen? ​

Wir unterstützen unsere vorwiegend im Mittelstand angesiedelten Kunden rund um die Region Bayreuth, Bamberg, Nürnberg, Hof  und über ganz Deutschland sowie den DACH-Raum hinaus in verschiedenen Aspekten der Digitalisierung und Optimierung von Unternehmensprozessen. In der Zusammenarbeit legen wir ein besonderes Augenmerk auf langfristige Partnerschaften und die stetige Weiterentwicklung digitaler Themen in Ihrem Unternehmen, und unterstützen Sie so in der langfristigen Erreichung Ihrer Unternehmensziele.
Dabei decken wir sämtliche Bereiche ab: Betriebswirtschaftliche Software/ERP, Lösungen für den Modern Workplace/das digitale Büro sowie die Themenfelder Business Intelligence, Personalmanagement und IT-Infrastruktur.