Vertragsverwaltung

Die Vertragsverwaltung wird dem Bereich Vertragsmanagement (Synonym: Contract Management) zugeordnet.

WELCHE AUFGABEN GEHÖREN ZUR VERTRAGSVERWALTUNG?

Zur Vertragsverwaltung gehören verschiedene Aufgaben, wie z. B. das Archivieren aller Verträge und das Gewinnen von Informationen, die für den Vertrag wichtig sind. Auch das strukturierte Zusammenfassen aller Infos rund um die Vertragsinhalte fällt in den Bereich der Vertragsverwaltung. Diese beinhaltet natürlich auch, alle gesetzlichen Verpflichtungen aufzuschlüsseln, die bei der Vertragserfüllung eingehalten werden müssen.

Daraus resultiert: Je übersichtlicher und strukturierter die Vertragsverwaltung aufgebaut ist, desto besser. Ohne Vertragsverwaltungssoftware geht es also kaum noch.

Wissenswert: Die Aufgaben der Vertragsverwaltung sind bei Weitem umfangreicher als es zu erwarten wäre. Nachfolgend eine Auflistung an Beispielen.

VERTRAGSVERWALTUNG: DIE AUFGABEN

Korrekte Rechnungserstellung: Es gilt sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt erstellt wurde. Auch wenn bei wiederkehrenden Rechnungen eine gewisse Automatisierung eingerichtet werden kann.

Angebote vergleichen: Soll ein neues Projekt gestartet werden, obliegt es der Vertragsverwaltung, für die benötigten Güter und Dienstleistungen entsprechende Angebote einzuholen und für eine Entscheidung aufzubereiten.

Ablage und Archivierung: Die Vertragsverwaltung hat sich darum zu kümmern, dass alle Vertragsunterlagen angelegt und archiviert werden. Dies bietet den Vorteil, dass Inhalte zu Verträgen auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses noch einsehbar und auswertbar sind.

Verträge entwerfen: Anhand von Vertragsverhandlungen und den eingeholten Angeboten entwirft die Vertragsverwaltung die ersten Vertragsentwürfe, die in der Regel nachträglich noch modifiziert werden.

Vertragsprüfung: Die Vertragsverwaltung hat unter anderem auch die Aufgabe, alle Dokumente und Verträge auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Dazu gehört auch die Prüfung, ob die Belange des Unternehmens komplett berücksichtigt und alle gesetzlichen Grundlagen erfüllt werden.

Vertragserfüllung: Es obliegt der Vertragsverwaltung zu überprüfen, ob eine Vertragserfüllung zu 100 % gegeben ist.

Termintreue: Ein weiterer Aufgabenbereich der Vertragsverwaltung ist das Überwachen von Terminen und Fristen. Mithilfe einer Vertragsverwaltungssoftware lassen sich Erinnerungen bei der Erreichung von Fristen setzen, sodass Verträge nicht automatisch verlängert werden. So kann man beispielsweise Rücksprache halten oder in neue Vertragsverhandlungen einsteigen. Es empfiehlt sich hier auch, Fristen zu nutzen, um die Aktualität von Vertragsbedingungen zu prüfen.

Zu guter Letzt muss die Vertragsverwaltung die wichtigsten Bestandteile eines Vertrags übersichtlich und strukturiert zusammenzufassen. Diese Zusammenfassung stellt später die Arbeitsgrundlage für andere Abteilungen des Unternehmens dar, die mit den im Vertrag genannten Aufgaben betraut werden.

VERTRAGSVERWALTUNG: DIE VOR- UND NACHTEILE

Eine professionell und effizient strukturierte Vertragsverwaltung stellt sicher, dass Ressourcen nicht unnötig beansprucht werden. Außerdem trägt sie dazu bei, Zeit zu sparen. Die vom Vertragsmanagement zusammengefassten Informationen stellen eine wichtige Basis dar, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Natürlich hilft die Vertragsverwaltung auch dabei, unnötige Kosten zu vermeiden, da keine vertraglichen Pflichten und/oder wichtigen Fristen mehr übersehen werden können.

VERTRAGSVERWALTUNG: DIE VERTRAGSMANAGEMENT-SOFTWARE

Im Bereich der Vertragsverwaltung ist die Anschaffung einer Contract Management Software unverzichtbar. Schon allein, um zu verhindern, dass aufgrund einer großen Anzahl an Verträgen der Überblick verloren geht. Hinzu kommt, dass die Software eine Vielzahl an Aufgaben übernehmen kann, z. B. die Erinnerung an wichtige Termine – Stichwort: Kündigungsfristen.

WELCHE ART VON VERTRÄGEN KÖNNEN MIT DER VERTRAGSMANAGEMENT-SOFTWARE ÜBERWACHT BZW. VERWALTET WERDEN?

Mit Vertragsmanagement-Software können alle Arten von Verträgen verwaltet werden, wie z. B. Wartungsverträge, Dienstleistungsverträge, Leasingverträge, Mietverträge, Kaufverträge usw.. vertragsverwaltungslösungen bieten pro Vertrag meist Vorlagen und spezifischen Feldern an, um den Eigenheiten einer jeden Vertragsart gerecht zu werden.

Achtung: auch für kleine Unternehmen kann die Anschaffung einer solchen Software eine sinnvolle Investition sein!