Was versteht man unter E-Rechnung?
Elektronische Rechnungen, kurz E-Rechnungen, werden im Bereich der Unternehmer (B2B, Business-to-Business) zukünftig verpflichtend. Die Regelungen dazu finden sich im Wachstumschancengesetz, welches unter diesem Link zu finden ist:
Bundesgesetzblatt Teil I – Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness – Bundesgesetzblatt
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Hintergrund zur Einführung der E-Rechnung
Auftaktgeber der E-Rechnung ist die ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) der EU-Kommission zur Einführung eines elektronischen Meldesystems, das die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll.
Was versteht man unter E-Rechnung?
Ab dem 01.01.2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) und sonstigen Rechnungen unterschieden.
Definition E-Rechnung
„Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie z. B. als PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt und empfangen, sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.“ (Bundesministerium des Innern und für Heimat, 2024)
“Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F.) ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931).” (Haufe, 2024)
Definition sonstige Rechnung
„Unter den Begriff der sonstigen Rechnung fallen Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden.“ (Haufe, 2024)
Eine per E-Mail versendete PDF ist demnach auch eine „sonstige“ Rechnung.
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht? Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Unternehmer im Inland
„Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung im o.g. Sinne auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland (bzw. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein.
Hinweis: Ansässigkeit im Inland erfordert Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland; existiert kein Sitz, reichen auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG n. F.). Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ansässigkeit würde demnach keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung auslösen.“ Nachzulesen unter: https://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/elektronische-rechnung-wird-pflicht-e-rechnung-im-ueberblick_168_605558.html
Was müssen E-Rechnungsempfänger beachten?
„Die neue E-Rechnungspflicht gilt wie dargestellt grundsätzlich ab 1.1.2025. Unabhängig davon, ob ein inländisches Unternehmen als Rechnungsaussteller elektronische Rechnungen entsprechend den neuen Anforderungen im strukturierten Format ausstellt (und demnach die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt), müssen inländische unternehmerische Rechnungsempfänger also bereits ab 1.1.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen. Anders als bisher ist die elektronische Rechnungstellung auch nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft; diese ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen bzw. in den Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (z. B. bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).“
Nachzulesen unter: https://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/elektronische-rechnung-wird-pflicht-e-rechnung-im-ueberblick_168_605558.html
Das Bundesfinanzministerium (BMF) möchte Unternehmen mit einem kostenlosen Angebot zum Erstellen und Visualisieren von E-Rechnungen unterstützen. Bis Ende 2024 soll hierzu eine Plattform durch das BMF zur Verfügung stehen.
Wie funktioniert die elektronische Rechnung?
„Wichtig: Abweichend vom Regierungsentwurf kann das strukturierte elektronische Format der elektronischen Rechnung auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Aus der elektronischen Rechnung im vereinbarten Format müssen sich dann allerdings die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der o.g. europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG n. F.). Ist dies gegeben, sind z. B. auch über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen, deren Formate nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, weiterhin zulässig. Die gewählte Formulierung ist technologieoffen und gilt damit auch für weitere – ggf. neue – elektronische Rechnungsformate.
Erfüllt werden die Formatanforderungen z.B. von der XRechnung, die u. a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Dies hat das BMF in seinem Schreiben v. 2.10.2023 an die Verbände ausdrücklich bestätigt (für ZUGFeRD erst ab Version 2.0.1). Auch andere Rechnungsformate, die nicht explizit in dem Schreiben genannt wurden, können jedoch grundsätzlich die Anforderungen erfüllen.“ (Haufe, 2024)
Wie werden elektronische Rechnungen übermittelt?
Es gibt keine Vorgaben zum Übermittlungsweg der E-Rechnung. Das heißt, dass diese auch per E-Mail übertragen werden dürfen.
WICHTIG: Zu bedenken ist jedoch, dass die Einführung der E-Rechnung das Ziel hat Rechnungen maschinell verarbeitbar zu machen ohne manuelle Tätigkeiten durchführen zu müssen. Aus diesem Grund gibt es bereits jetzt mehrere Übertragungsnetzwerke, die mittel oder langfristig die E-Mail als Übertragungsweg ausscheiden lassen. Ein sehr bekanntes Übertragungsnetzwerk ist Peppol.
Technische Lösungen für elektronische Rechnungen
Es gibt zahlreiche Lösungen für die E-Rechnungskonforme Verarbeitung von Rechnungen. Wir haben uns einige davon angesehen und eine Auswahl getroffen, welche wir für Sinnvoll halten.
WICHTIG: Der Gesetzgeber hat bisher kein explizites Format vorgegeben und wird dies sehr wahrscheinlich auch nicht tun. Hierdurch können die Unternehmer das Format selbst bestimmen. Aus dem gewählten Format müssen sich jedoch die nach dem UstG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, dass der europäischen Norm (CEN-Norm EN 16931) entspricht. Die bisher bekannt gewordenen Format ZUGFeRD und XRechnung entsprechen dieser Norm.
Softwarelösungen für elektronische Rechnungen
Die Wahl der passenden Lösung ist abhängig von den Anforderungen an diese. Prinzipiell ist das Empfangen und Verarbeiten vom Versenden zu unterscheiden. Hierzu kann jeweils eine eigene Lösung sinnvoll sein.
Zum Beispiel ist man E-Rechnungskonform auf der Eingangsseite, wenn eine E-Rechnung durch ein System empfangen, archiviert und angezeigt werden kann (z. B. durch die Software Shareflex Invoice). Die Übertrag in das ERP-System kann weiterhin manuell erfolgen.
Der Versand von E-Rechnungen ist vom Empfang losgelöst und kann beispielsweise über die Lösung ForNAV realisiert werden. Es reicht hierbei zum Beispiel eine XRechnung zu erzeugen. Die erstellte Datei kann bis auf weiteres per E-Mail versendet werden.
Kriterien für Auswahl vom Softwarehersteller
Welches ERP-System ist aktuell im Einsatz?
Wie viele E-Rechnungen müssen aktuell verarbeitet werden?
Ist eine der folgenden Softwareprodukte im Einsatz?
EDI
Document Capture der Continia Software GmbH
ForNAV
Easy
Shareflex
Go-To-Maxx
Ist die Integration der E-Rechnung in das ERP-System auf Empfangsseite gewünscht?
Besteht ein Lieferant darauf ab dem 01.01.2025 eine E-Rechnung zu senden?
Besteht ein Kunde darauf ab dem 01.01.2026 eine E-Rechnung zu empfangen?
