Was ist eine Dokumentenmanagement-Software?
In jedem Unternehmen fallen zuhauf Dokumente an. Ein Schriftstück stellt nach wie vor die Basis der internen wie externen Kommunikation dar. Priorität kommt dabei den elektronischen Dokumenten zu. Mithilfe einer Dokumentenmanagement-Software lassen sich digitalisierte Dokumente in einem elektronischen System datenbankgestützt verwalten.
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Einfache Dokumentenverwaltung oder Dokumentenmanagement?
Der Verwaltung von Dokumenten kommt in jedem Unternehmen Bedeutung zu. Damit die Unterlagen zeitnah aufgefunden und bei Bedarf aktualisiert, ergänzt oder verworfen werden können, ist die geordnete Ablage in Büros unverzichtbar. Die einfache Dokumentenverwaltung schließt die Sortierung und Aufbewahrung von Dokumenten in Ordnern oder anderen manuellen Ablagesystemen ein.
Eine Dokumentenmanagement-Software bündelt diesen Prozess, stellt Informationen gezielter bereit und macht sie für die verschiedensten Unternehmensprozesse zeitnah und komfortabel nutzbar. Besonders in größeren Unternehmen wird es ohne Dokumentenmanagement zum Problem, Daten, die lediglich in Form von Briefen, E-Mails oder handschriftlichen Notizen vorliegen, allen zuständigen Mitarbeitenden zugänglich zu machen. Auch die Aktualisierung der Dokumente gestaltet sich kompliziert und zeitaufwendig.
Aufgaben und Ziele des Dokumentenmanagements im Unternehmen
Durch die Verschärfung des Wettbewerbs sind in vielen Branchen die Abwicklungs- und Servicebereiche verstärkt gefordert. Es geht darum, laufende Prozesse zu optimieren, um die Kundenorientierung zu verbessern. Ein wichtiger Bestandteil hierbei ist die Optimierung und Vertiefung des Dokumentenmanagements und die gezielte und zügige Bereitstellung der enthaltenen Informationen. Um den Service zu verbessern und die Verfügbarkeit der Inhalte zu beschleunigen, müssen die Dokumente allen zuständigen Mitarbeitenden zeitnah, vollständig und aktualisiert bereitgestellt werden.
Der Einsatz einer Dokumentenmanagement-Software ist nicht nur im Kundenkontakt ein hilfreiches wie effizientes Instrument. Alle Abteilungen können von der Einführung profitieren. Die digitale Personalakte, die Lieferantenakte oder die Rechtsakte sind hier nur einige Beispiele.
Bis die Mindestaufbewahrungsfrist für Dokumente abläuft, sind die Informationen in einer elektronischen Akte sicher verwahrt. Dabei werden die Dokumente aktuell gehalten und alle vorgenommen Änderungen dokumentiert. Jede Bearbeitung wird protokolliert und lässt sich damit auch nach Jahrzehnten noch genau nachvollziehen. Somit sind die Dokumente nicht nur zentral verwahrt und jederzeit zugänglich, sondern auch vor unrechtmäßigen Änderungen geschützt.
Die Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem
Damit sich Dokumente optimal managen lassen, ist nicht nur die Optimierung der reinen Ablage wichtig. Eine Dokumentenmanagement-Software sollte alle Prozesse, welche Dokumente durchlaufen berücksichtigen.
Dabei handelt es sich um:
- Erfassung von Dokumenten
- Verwaltung von Dokumenten
- Speicherung und Sicherung von Dokumenten
- Ausgabe von Dokumenten
Damit stellt das digitale Dokumentenmanagement die Basis für ein papierloses Büro dar.
Die Vorteile eines Dokumentenmanagements
Der Nutzen und die Wirtschaftlichkeit einer Dokumentenmanagement-Software führen im Unternehmen zu einer Vielzahl an Vorteilen, die sich im Arbeitsalltag wie in langwierigen Aufgaben und Prozessen bemerkbar machen.
- Dokumente lassen sich schneller auffinden (Verschlagwortung, Suchmaschinen)
- Mitarbeitende können zeitgleich auf Informationen in digitaler Form zugreifen
- Dokumente verschleißen nicht und bleiben durch Digitalisierung langfristig lesbar
- Dokumentenerstellung wird vereinfacht (Textbausteine, Prüfung, Verteilung, Archiv)
- Geschäftsprozesse lassen sich mit digitalisierten Dokumenten automatisieren
- Zugriff auf die Dokumente kann individualisiert werden (Sicherheit, Datenschutz)
- Änderungen in Dokumenten werden genau protokolliert
- Beschleunigung der Arbeitsprozesse durch Vermeidung von Doppelablage und Mehrarbeit
Die Einsatzgebiete einer Dokumentenmanagement-Software
Das Dokumentenmanagement kann in vielen Bereichen bestehende Prozesse optimieren und aufwendige manuelle Ablagen abschaffen. Dies betrifft verschiedene Einsatzgebiete:
- kaufmännische Dokumente: Die meisten Schriftstücke in Unternehmen besitzen kaufmännischen Charakter. Die Aufbewahrung von Belegen, Verträgen und Handelsbriefen ist an bestimmte Vorgaben gebunden. Geschäftspost kann nach der Digitalisierung vernichtet werden. Elektronisch entstandene Dokumente müssen mit einer Dokumentenmanagement-Software auch weiterhin elektronisch verwaltet werden. Auch E-Mails zählen dabei zu kaufmännischen Dokumenten.
- technische Zeichnungen: In Konstruktionsbüros und ähnlichen Firmen steht die Aufbewahrung technischer Zeichnungen im Fokus. Die Gliederung der großformatigen Dokumente erfolgt in Zeichnungsnummern. Dabei muss es sich nicht zwingend um Zahlen handeln. Die Dokumentenmanagement-Software kann durch die Bereitstellung der Zeichnungsnummer und die Vermittlung weiterer relevanter Produktionshinweise Arbeitsprozesse optimieren.
- behördliche Akten: In Behörden fallen zahlreiche unterschiedliche Dokumente an. Die Registratur dient der Verwahrung der Akten. Benötigen Mitarbeitende Zugriff, muss dieser über das entsprechende Aktenzeichen angefordert werden. Eine Dokumentenmanagement-Software kann die Ausgabe vereinfachen und beschleunigen.
- private Dokumente: Auch in Privathaushalten kann über die Einführung einer Dokumentenmanagement-Software nachgedacht werden. Um die Ablage von Papierdokumenten einzugrenzen, können Dokumente verschlagwortet und als schreibgeschützte PDF-Datei abgespeichert werden. In diesem Fall ist es wichtig, dass alle Familienmitglieder mit dem Umgang der Software vertraut sind. Dokumentenmanagement in Privathaushalten spielt jedoch eine eher untergeordnete Rolle.
Nutzen und Trends im Dokumentenmanagement
Damit eine Dokumentenmanagement-Software in Unternehmen vollen Nutzen bringen kann, ist die Kopplung mit ERP-Systemen notwendig. Bei der Auswahl des passenden Systems ist daher darauf zu achten, dass die entsprechenden Schnittstellen vorhanden sind. Beide Systeme greifen ineinander und ergänzen und vervollständigen sich.
Dies wird im Unternehmensalltag vielfältig deutlich. So gelangen Eingangsrechnungen über das jeweilige Dokumentenmanagement-System in die Firma. Sind nicht alle Daten auf der Eingangsrechnung vorhanden, kann der Workflow nicht starten. Die Stammdaten der Lieferanten sind im ERP-System vorrätig. Durch den Rückgriff auf das gekoppelte System kann der Zugriff auf die Daten erfolgen und der Prozess gerät nicht ins Stocken.
Darüber hinaus lassen sich die im ERP-System erfassten Dokumente im Dokumentenmanagement-System archivieren und mit anderen Dokumenten bündeln. Für die effiziente Automatisierung des Workflows ist die Kombination von Dokumentenmanagement und ERP-System ein wichtiger Schritt.
Die passende Dokumentenmanagement-Software finden - eine Checkliste
Da eine große Zahl an Dokumentenmanagement-Software angeboten wird, ist es hilfreich, sich vor der Auswahl der passenden Lösung einige relevante Fragen zu stellen:
- Wie groß ist die Anzahl von Dokumenten im Unternehmen?
- Welche Art von Akten und Dokumenten sollen von der Software erfasst werden?
- Welche Abteilungen und Fachbereiche sollen die Software nutzen?
- Was wird von der Dokumentenmanagement-Software erwartet?
- Welche weiteren Systeme sollen in das digitale Dokumentenmanagement eingebunden werden?
- Welche besonderen Anforderungen werden an die Software gestellt?
