Was ist eine digitale Personalakte?
Der schnelle und zielgerichtete Zugriff auf Personaldaten muss in einem Unternehmen jederzeit abgesichert sein. Digitale Personalakten ersetzen Unterlagen in Papierform, deren Aufbewahrung und Archivierung Zeit und Platz kostet. Geschäftsführende sparen sich Aufwand, da nicht nur zeitnah, sondern auch ortsunabhängig auf die Daten zugegriffen werden kann.
Sie möchten mehr über die Möglichkeiten einer digitalen Personalakte erfahren?
DEFINITION DER DIGITALEN PERSONALAKTE
Mit einer digitalen Personalakte liegen alle relevanten Daten der herkömmlichen Personalakte in elektronischer Form vor. Der Inhalt beider Dokumente bleibt unverändert. Die digitale Personalakte grenzt sich dabei lediglich durch ihre Form von der Papiervariante ab.
In digitalen Personalakten werden alle Informationen über die Mitarbeitenden festgehalten, die für das bestehende Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind. Die voranschreitende Digitalisierung stellt auch an die Personalabteilungen Ansprüche. Im Dokumentenmanagement kommt der Personalakte zentrale Bedeutung zu. Es werden nicht nur die relevanten Mitarbeitendendaten erfasst, es können auch Bewerbungsunterlagen, Arbeitszeugnisse und weitere Dokumente als elektronischer Anhang hinterlegt werden.
GRÜNDE FÜR DIE ANWENDUNG DER DIGITALEN PERSONALAKTE
Der Grund für die Umstellung auf digitale Personalakten ist schnell gefunden. Es ist weit praktischer, die Daten in elektronischer Form auf dem Rechner zur Verfügung zu haben und entsprechend zu bearbeiten und zu dokumentieren. Alle Daten können per Mausklick abgerufen werden. Damit entfällt die oft aufwendige Suche in Ordnern, Karteikarten und anderen manuellen Ablagesystemen.
Die Digitalisierung erreicht mit der digitalen Personalakte einen komfortablen Level. Wer Papierdokumente lediglich einscannt und sich dann als PDF auf den Rechner lädt, wird nicht ortsunabhängig darauf zugreifen können. Wird die entsprechende digitale Infrastruktur bereitgestellt, können digitale Personalakten zeitgleich und unabhängig vom Standort von allen berechtigten Personen eingesehen und bearbeitet werden.
FUNKTIONSWEISE DIGITALER PERSONALAKTEN
Die Funktionsweise einer digitalen Personalakte unterscheidet sich nicht vom analogen Pedant. Unternehmen führen Personalakten, um alle für das Arbeitsverhältnis relevanten Daten und Informationen der Mitarbeitenden sauber und geordnet zu erfassen.
Digitale Personalakten stehen in zwei Formen zur Verfügung:
- cloudbasiert auf dem Webbrowser
- Software auf dem Server
Unternehmen müssen zunächst entscheiden, welchem System sie den Vorzug geben. In den vergangenen Jahren hat sich der Trend zu einer cloudbasierten Software durchgesetzt. Beinahe jede zeitgemäße Anwendung verfügt heute über Cloud Computing.
Die Funktionsweise der digitalen Personalakte in der Cloud basiert auf einem Konzept von Rollen und Berechtigung. Der Administrator legt bei der allgemeinen Einführung fest, welche Mitarbeitenden auf welche Daten zugreifen können.
Die Einsicht in Personalakten wird in der Regel folgenden Personen gewährt:
- Vorgesetzte
- Teamleiter*innen
- Geschäftsführende
- Personalverantwortliche
Die praktische Umsetzung der digitalen Personalakte entlastet hauptsächlich die HR-Abteilung. Die digitale Personalakte verschafft mit dem inkludierten Employer-Self-Service, kurz ESS, den Personalern entsprechende Freiräume. Das Prinzip erlaubt den Mitarbeitenden, selbst Dokumente in die Software zu integrieren. Die Vorgesetzten ordnen die hochgeladenen Dokumente dann lediglich der entsprechenden digitalen Personalakte zu.
DIE VORTEILE DER DIGITALEN PERSONALAKTE
Die Digitalisierung bringt viele Vorteile in beinahe allen Unternehmensbereichen mit sich.
Nutzerinnen und Nutzer der digitalen Personalakte können von folgenden Vorzügen profitieren:
- Einsparung von Papier
- Verzicht auf Aktenordner
- schneller Zugriff auf die Inhalte
- Prozesse werden eingespart bzw. überflüssig
- Verwaltungskosten sinken
- Personalabteilung wird entlastet
- Datenschutz wird aufgewertet und optimiert
Nachteilig steht bei digitalen Personalakten häufig die Sicherheit im Fokus. In HR-Abteilungen werden Befürchtungen laut, dass Dritte von außen auf die sensiblen Daten zugreifen können. Das Risiko erscheint jedoch unbegründet. Beim herkömmlichen Aktenordner besteht eine weit größere Gefahr, Daten auszuspionieren. In der Praxis ist es weit einfacher, einen Aktenschrank zu öffnen, als sich in eine moderne und sichere Software zu hacken.
DER INHALT DIGITALER PERSONALAKTEN
Neben Dokumenten können in der digitalen Personalakte auch Notizen von Kolleginnen, Kollegen und Vorgesetzten enthalten sein. Letztlich sind in einer digitalen Personalakte lediglich Informationen abgelegt, die von Mitarbeitenden auch eingesehen werden dürfen. Jedem Mitarbeitenden steht das Recht offen, Einblick in seine Personalakte zu erhalten.
Folgende Dokumente und Unterlagen können enthalten sein:
- Personalstammdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum usw.)
- Sozialversicherungsnachweis
- Lohnsteuerkarte
- Arbeitsvertrag
- Nachweise von Weiterbildungen (Zeugnisse, Diplome, Teilnahmebestätigungen)
- Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Foto)
- Zeugnisse (Schule, Berufsschule, Studium)
- polizeiliches Führungszeugnis
- Gesundheitsausweis (betrifft den Lebensmittelbereich)
- Nachweis über Beförderungen
- Abmahnungen
Einige private wie auch berufsbezogene Informationen gehören dagegen nicht in eine Personalakte.
Dies betrifft:
- politische Gesinnung
- religiöse Orientierung (ausgenommen der steuerlichen Berücksichtigung)
- ärztliche Unterlagen
- Hobbys und persönliche Vorlieben
- Auflistung von Fehl- und Krankheitstagen
- Hinweise und Beurteilungen zur Arbeitsleistung des Mitarbeiters
- Kandidaturen für den Betriebsrat
DIGITALE PERSONALAKTE ALS WICHTIGER TEIL DES DOKUMENTENMANAGEMENTS
In einem Unternehmen werden neben den Personalakten zahlreiche weitere Unterlagen digitalisiert. Dieser Vorgang wird als digitales Dokumentenmanagement zusammengefasst. Das Ziel besteht darin, die in Ordnern abgehefteten Papiere verschwinden zu lassen, Aufwand und Wege einzusparen und alle Daten in einem einheitlichen digitalen Archiv zu bündeln und verfügbar zu halten.
Kann eine Firma auf ein derart komplexes digitales Archiv zurückgreifen, verfügt das Unternehmen über mehr Transparenz. Der Dokumentenzugriff kann jederzeit nachgeprüft werden. Personalbüros können weit effizienter arbeiten, wenn das digitale Dokument mit allen relevanten Informationen nur einen Mausklick weit entfernt ist.
REALISIERUNG DER DIGITALEN PERSONALAKTE IM UNTERNEHMEN
Die Einführung der digitalen Personalakte kann bestehende Arbeitsprozesse vereinfachen. Dokumente sind zentral organisiert und schnell auffindbar. Vor der Umsetzung der digitalen Personalakte im Unternehmen steht die Berücksichtigung einiger wichtiger Faktoren.
Anbieter auswählen
Die Umstellung auf die digitale Personalakte wirft einige Fragen auf. Diese lassen sich durch einen fachkundigen, externen Software-Anbieter aus dem Weg räumen. Wichtige Kriterien wie die Benutzerfreundlichkeit, die mögliche Einbindung in firmeninterne Systeme und der Datenschutz stehen im Fokus.
Projektverantwortlichen bestimmen
Die Einführung der digitalen Personalakte bleibt nicht allein der HR-Abteilung vorbehalten. Es handelt sich um einen übergreifenden Prozess, der auch die IT-Abteilung, den Betriebsrat, Vorgesetzte, Administratoren und Mitarbeitende involviert. Daher sollte nicht versäumt werden, mit dem Change Manager eine*n für das Projekt verantwortliche*n Ansprechpartner*in zu bestimmen.
Rollen und Berechtigung
In einer Personalakte befinden sich streng vertrauliche Daten. Deren Nutzung muss ein klar definiertes Regelwerk zugrunde liegen. In einem Rollen- und Berechtigungskonzept wird festgehalten, welche Personen Zugriff auf die Dokumente erhalten und die digitale Personalakte bearbeiten dürfen.
Digitalisierung der Akten
Dies kann besonders in größeren Unternehmen zum Kraftakt werden und wertvolle Zeit und Ressourcen kosten. Professionelle Scan-Dienstleister können diesen Prozess durchführen und Unternehmen dabei entlasten.
Einführung der digitalen Personalakte
Nachdem die passende Software ausgewählt und die Digitalisierung der Daten abgeschlossen wurde, müssen die Daten den jeweiligen Personen und Registern zugeordnet werden. Die Einführung der digitalen Personalakte erfolgt reibungslos, wenn alle Zugriffsberechtigten Schulungen erhalten und in das Projekt zielgerichtet eingebunden werden.
