Was ist Business Process Outsourcing?
BPO, das Business Process Outsourcing, (Synonym: KPO Knowledge Process Outsourcing) ist die Bezeichnung für das Auslagern ganzer Geschäftsprozesse von einem Unternehmen auf Externe. Man kann sagen, es ist eine Sonderform des Outsourcings, da hier nicht nur ein Bereich der Aufbauorganisation ausgelagert wird, sondern ein kompletter Teil.
Beispiel: Die eigene IT-Infrastruktur (Server) vor Ort wird abgebaut und durch virtuelle Serverlösungen über das WWW ersetzt.
Was ist das Ziel von BPO?
Bei BPO werden häufig Support-Prozesse ausgelagert, die für die Wettbewerbsdifferenzierung keine tragende Rolle spielen, um sicherzustellen, dass sich das Unternehmen auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann. Ein überlegt durchgeführtes Business Process Outsourcing kann dazu beitragen, die Effizienz und den geschäftlichen Erfolg zu steigern. Vor allem wenn man bedenkt, dass bei einer Prozess-Auslagerung auch das damit verbundene Betriebsrisiko ein anderer trägt.
Beispiele für BPO
Typische Beispiele für Unternehmen/Abteilungen, die BPO nutzen, sind:
- Banken
- Infrastruktur
- Buchhaltung
- Beschaffung und Logistik
- usw.
WISSENSWERT: Es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten BPO umzusetzen. Dabei wird allerdings unterschieden, ob primäre oder sekundäre Unternehmensprozesse ausgelagert werden. Bei primären Unternehmensprozessen kann es sich zum Beispiel um den Vertrieb handeln, das Marketing, die Forschung, die Produktion usw. Zu sekundären Firmenprozessen gehören dagegen die Kundenbetreuung, das Personalwesen, das Rechnungswesen, das Mahnwesen usw.
Achtung: BPO sollte immer zusammen mit BPA und BPM durchgeführt werden, um eventuelle Nachteile und/oder Lücken bzw. sinkende Sicherheitsstandards sofort zu entdecken. Ein Anpassen der firmeneigenen Prozesse an die geänderten Umstände der Auslagerung und eine konstante Überwachung sind trotz des Outsourcings immer notwendig!
Welche Vorteile bietet Business Process Outsourcing?
- Der BPO-Dienstleister verfügt über Spezialwissen, da er sich nur auf einen Bereich spezialisiert hat
- Der Unternehmer kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren und muss sich nicht mehr mit „unnötigen“ Dingen beschäftigen.
- Die Kapazitäten und die Effizienz nehmen zu.
- Der BPO-Dienstleister trägt in diesem speziellen Fall das Betriebsrisiko und nicht mehr der Unternehmer selbst.
- Das Einhalten von Standards wird garantiert.
- Eine Reduzierung der Umsatzsteuerlast kann realisiert werden.
- Die Personalkosten und Personalbindung können reduziert werden.
- Es werden weniger teure Fachkräfte inhouse benötigt.
Welche Nachteile können bei Business Process Outsourcing auftreten?
- Es kann zu Problemen zwischen dem BPO-Dienstleister und dem Unternehmen kommen, da sich die Prozesse beider Firmen nicht bzw. nur schwer aufeinander abstimmen lassen.
- Der Unternehmer kann vor dem Problem stehen, dass die Flexibilität seiner Firma abnimmt.
- Die Frage, welche Prozesse ausgelagert werden sollen, hat sicher schon so manchen Unternehmer schlaflose Nächte beschert, da sie komplexer ist als manche vielleicht meinen.
- BPO ist zwar ganz praktisch, doch gerade hier gilt es darauf zu achten, wie es um den Datenschutz bzw. den Schutz von Betriebsgeheimnissen bestellt ist.
- Mit dem BPO-Dienstleister muss ständig kommuniziert werden, um die Dienstleistung optimal auf die Bedürfnisse beider Unternehmen abzustimmen.
- Kommt es zu Problemen, ist eine schnelle Handlungsfähigkeit nicht mehr gegeben, da das Fachwissen im Unternehmen zur Problemlösung fehlt.
- BPO kann man auch so sehen, dass sich der Unternehmer in eine gewisse Abhängigkeit begibt. Eine Abhängigkeit, die dazu führen kann, dass seine Firma für die Fehler des BPO-Dienstleisters geradestehen muss.
- Der Unternehmer muss sich auf das verlassen, was ihm der BPO-Dienstleister mitteilt – Stichwort: Steuerberater. Macht der Steuerberater Fehler, haftet in erster Linie der Unternehmer gegenüber dem Finanzamt und nicht der Steuerberater.