Was ist eine Projektmanagement Software?
Bei einer Projektmanagement Software handelt es sich üblicherweise um ein modular aufgebautes System, das verschiedene Funktionen beinhaltet, die dabei helfen sollen, ein Projekt zu planen und effizient durchzuführen und nach Abschluss zu controllen. Derartige Funktionen wären z. B. die Zeiterfassung und Zeitenrückmeldung der Mitarbeiter,, die Projektplanung, das ProJektcontrolling, sowie, die Planung der eingesetzten Ressourcen.
WELCHEN ZWECK HAT EINE SOFTWARE FÜR PROJEKTMANAGEMENT?
Eine Projektmanagement-Software soll Unternehmen dabei helfen, Projekte detailliert auszuarbeiten/zu plane, durchzuführen und auszuwerten. Einen großen Vorteil bietet die Verwendung einer Projektmanagement Software vor allem dann, wenn es darum geht hochkomplexe Projekte umzusetzen. Durch die Softwareunterstützung des Projektmanagements wird sichergestellt, dass keinProjektbereich vergessen wird. Gleichzeitig sorgt die Projektmanagement Software auch für Transparenz sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Geschäftsführung.
Die Bezeichnung „Projektmanagement Software“ unterliegt keiner klaren Definition. Aus diesem Grund wird eine Vielzahl an Programmen als Projektmanagement Software bezeichnet. Diese können sich aber voneinander deutlich unterscheiden – Stichwort: Funktionalität, Nutzerfreundlichkeit, etc.. Auch unterscheiden sich die Softwarelösungen im Bereich Projektmanagement in ihrer Schwerpunktsetzung: steht das Management von Projekten im Vordergrund oder das Controlling.
WELCHE VORTEILE BIETET DIE VERWENDUNG EINER PROJEKTMANAGEMENT-SOFTWARE?
Wird Projektmanagementsoftware verwendet, wird das Projekt übersichtlich abgebildet, wodurch jeder Schritt transparent wird. Natürlich garantiert die Verwendung von Projektmanagementsoftware optimale Kontrolle über das Projekt, und das während jeder einzelnen Projektphase über die komplette Projektdauer.
Zudem stellt Projektmanagement Software den effizienten Einsatz von Ressourcen (Personal, Rohstoffe usw.) sicher. Diese Software ermöglicht auch bessere Kontrolle bezüglich der mit dem Projekt verbundenen Kosten.
Gleichzeitig erlaubt Projektmanagement eine bessere und ortsunabhängig Kommunikation zwischen den einzelnen Projektmitarbeitern, was deren Zusammenarbeit optimiert.
WELCHE NACHTEILE KÖNNEN BEI DER VERWENDUNG VON PROJEKTMANAGEMENT SOFTWARE AUFTRETEN?
Die Produktpalette kann unübersichtlich werden. Der administrative Aufwand bezüglich der Verwaltung und Pflege von Projektmanagement Software ist relativ hoch, wodurch auch kleine Projekte relativ komplex werden können.
Die Kosten, die bei der Anschaffung von Projektmanagement Software anfallen, können relativ hoch sein. Eine Projektmanagement Software kann nur teilweise den Bedürfnissen eines Unternehmens entsprechen, wodurch Geld in die Anpassung bzw. in die Anschaffung weiterer Programme investiert werden muss.
Wird eine Projektmanagement-Software neu gekauft, kann eine gewisse Einarbeitungszeit notwendig werden. Es wird nicht nur Zeit benötigen, bis die Mitarbeiter mit der Software umgehen können und wirklich alle Funktionen nutzen. Um die Kosten für eine Projektmanagement-Software also möglichst gering zu halten, ist die Auswahl eines Anbieters und die Methodik der Einführung besonders wichtig.
IN WELCHE KLASSE KANN PROJEKTMANAGEMENT-SOFTWARE UNTERTEILT WERDEN?
Software zur Kommunikation, wie z. B. E-Mail-Clients, Browser, Videoconferencing usw.
Tools und Apps zur Planung mit deren Hilfe sich Projektstrukturen und Anforderungslisten anlegen und aktualisieren lassen usw.
Klassische Bürosoftware, wie z. B. PowerPoint, Word, Excel usw.
Software zur Verwaltung der vorhandenen Ressourcen, um diese optimal einzusetzen. Projektportfoliomanagement Software, um eine zentrale Übersicht über alle im Unternehmen entwickelten Projekte zu bekommen. Software zum Controlling, um zum Beispiel as Projektbudget zu überwachen. Dokumenten-Management-Software, um alle Dokumente rund um das Projekt zu archivieren und zu verwalten. Software für spezielle Bereiche des Projektmanagements, wie z. B. die Prozessoptimierung, das Konfigurationsmanagement, das Risikomanagement, das Konfigurationsmanagement usw.
Wissenswert: Bei den meisten Programmen, die als Projektmanagementsoftware bezeichnet werden, sind Controlling, Ressourcenmanagement und Projektplanung zusammengefasst.
PROJEKTMANAGEMENT SOFTWARE KAUFEN: DAS IST WICHTIG!
Das „Schema F“ anhand dem Projektmanagement-Software ausgewählt werden sollte, gibt es nicht. Welche Software den Bedürfnissen eines Unternehmens am ehesten entspricht, hängt von der Art und Größe, sowie dem Umfeld des Projekts ab. Genauso wie von der tatsächlichen Aufgabenstellung, der Branche und der Managementdisziplinen.
Tipp: Um die beste Projektmanagement-Software zu finden, sollten alle Funktionen notiert werden, über die die Software verfügen sollte. Welche Funktionen sind unbedingt notwendige und auf welche könnte man notfalls verzichten und auf andere Programme ausweichen?
