Was ist eine Wissensmanagement-Software?

Jedes Unternehmen ist zugleich auch eine Wissens-Datenbank. Über die Jahre hat sich wertvolles Wissen in den Köpfen der Mitarbeitenden angesammelt. Eine Wissensmanagement-Software kann als Plattform dienen, wichtige Informationen sowohl den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als auch externen Partnern aufbereitet und gut verständlich zur Verfügung zu stellen. Können externe Nutzer auf relevante Daten zugreifen, lassen sich die Support-Aufgaben im Unternehmen deutlich reduzieren, was letztlich zu einer Steigerung der Produktivität führt.

Wissensmanagement-Software kurz erklärt

Eine Wissensmanagement-Software fungiert wie eine digitale Bibliothek und speichert und verwaltet die Informationsflut von Unternehmen. Die Informationen werden nicht nur gebündelt, sondern auch organisiert verwaltet und bei Bedarf auf unterschiedliche Kanäle verteilt. Die Suche nach Daten kann erhebliche Zeit in Anspruch nehmen. Werden Rohdaten organisiert erfasst, wird die Entscheidungsfindung vereinfacht und es kann ein schneller und effizienter Support-Betrieb umgesetzt werden.

Die Anwender von Wissensmanagement-Software

Mit der Digitalisierung setzt die Fluktuation von Wissen ein. Informationen gehen verloren, wenn Mitarbeitende den Job wechseln. Generell veraltet Wissen weit schneller als noch vor wenigen Jahren. Die Recherche nach Informationen nimmt Zeit in Anspruch und kostet Geld. Die Aufbereitung und bedarfsgerechte Bereitstellung von Wissen sorgt für produktive Mitarbeiterinnen, und Mitarbeiter und zufriedene Kunden.

Einige Einsatzgebiete von Wissensmanagement-Software:

Firmen und Konzerne: Lassen sich die unterschiedlichen Informationen zentral abrufen, profitieren nicht nur Führungskräfte, sondern jeder einzelne Mitarbeitende. Entscheidungen können schneller getroffen werden. Kommunikationswege lassen sich einsparen. Unabhängig von der Firmengröße bringt die Wissensmanagement-Software Zeitersparnis und eine Steigerung der Produktivität mit sich.
Bildungsträger: An Schulen und Universitäten existiert ein umfangreicher Wissensschatz, der organisiert und verwaltet werden muss. Die Suche nach Lehrplänen, Kursunterlagen oder Arbeitsblättern in Ordnern im Regal nimmt viel Zeit in Anspruch. Sind die Informationen digital abrufbar, können die Abteilungen einfacher und effizienter kommunizieren. Dies hat Auswirkungen auf die interne Forschungsarbeit und eine positive Lernumgebung.
gemeinnützige Organisationen: Non-Profit-Organisationen verrichten wertvolle Arbeit in vielen Sparten des gesellschaftlichen Lebens. Dabei werden die Mitarbeitenden mit zahlreichen Datenmengen konfrontiert. Von den Listen der freiwilligen Helfer bis hin zur Dokumentation von Spendenkampagnen sind zahlreiche Datensätze vorhanden. Wissensmanagement-Software kann bei der Koordination und Verwertung der Daten behilflich sein. Damit werden Voraussetzungen geschaffen, bestimmten logischen Mustern zu folgen und effektive Zukunftsstrategien zu entwickeln.

Die Vorteile einer Wissensmanagement-Software

Wissen einfach ablegen, wiederfinden und logisch verknüpfen zu können, erfordert eine Wissensmanagement-Software.

Dem Unternehmen entstehen dadurch einige Vorteile:

Informationen werden auf dem neuesten Stand gehalten
Wissen wird gesichert und effizient dokumentiert
Inhalte werden automatisch verknüpft
Suchfunktionen werden vereinfacht und komfortabler gestaltet
Arbeitsprozesse werden strukturiert und optimiert
keine zusätzliche Hardware notwendig

Durch die Anwendung einer Wissensmanagement-Software lassen sich die Informationsgeschwindigkeit und die Steuerung von Informationen verbessern. Nachrichten erreichen ihre Zielpersonen schneller und gezielter. Damit können Firmen sich dem Marktverhalten besser anpassen und auf Veränderungen reagieren.

Wenn Wissen gebündelt zur Verfügung steht, entfallen Zeitverluste bei der Informationssuche. Durch den Gebrauch einer entsprechenden Software kann gegen die häufig unternehmensintern in der Diskussion stehenden sogenannten Reibungsverluste vorgegangen werden.

Die Einarbeitung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kann schneller und gezielter erfolgen, wenn ein firmeninternes FAQ aufgebaut wird und sich dort die am häufigsten aufkommenden Fragen klären lassen. Bei der Unterweisung der Mitarbeitenden kann auf die Einrichtung von Teamräumen gesetzt werden. Die Möglichkeit der gezielten Diskussion von Ideen und Verbesserungsvorschlägen stärkt gleichzeitig die Innovationsfähigkeit der Firma.

Welche Möglichkeiten bietet eine Wissensmanagement-Software?

Moderne Programme lassen sich nicht auf eine reine Wissensdatenbank reduzieren. Durch eine Wissensmanagement-Software werden Aufbau, Transfer und Management des Wissens in Firmen möglich.

Konkret eröffnen die Programme folgende Möglichkeiten:

Unternehmenskommunikation verbessern: Die Herausgabe von Newslettern oder Firmenschriften dienten in der Vergangenheit der Verbreitung von Informationen. Eine Wissensmanagement-Software kann an diese Stelle treten. Nachrichten lassen sich durch die integrierte Blog-Funktion schnell verbreiten. Die Informationen gehen bestimmen Zielgruppen gezielt zu und durch das Hinzufügen von Fotos und Videos erhöht sich die Qualität der übermittelten Inhalte. Durch die Optimierung des Informationsflusses wird sichergestellt, dass alle Beschäftigten nur die für sie relevanten Inhalte erhalten.
komfortable Features nutzen: Der Bedienkomfort der Software kommt jedem Einzelnen im Unternehmen zugute. So können eigene Profile angelegt werden. Die Nutzer beschreiben dort ihre Aufgaben und Kompetenzen und hinterlegen die entsprechenden Kontaktdaten für die gezielte Kommunikation. In der Nutzerverwaltung der Software lassen sich bestimmte Gruppen anlegen, denen die Mitarbeiter zugeordnet werden können.
Gruppenbildung: In vielen Firmen wird auf Teamwork gesetzt. Dabei kann eine Wissensmanagement-Software mit Teamfunktion hilfreich sein. Es können eigene Plattformen für mit bestimmten Aufgaben betraute Teammitglieder angelegt werden. Der Zugang kann auf bestimmte Nutzerinnen und Nutzer beschränkt bleiben. Dadurch können die Gewinnung von spezifischem Wissen forciert und mehr Transparenz geschaffen werden.
Wissen zur Verfügung stellen: Durch die Teilung von Blog- oder Wiki-Artikeln kann eine unternehmensinterne Wissensdatenbank aufgebaut werden. Wenn das Intranet eine smarte Suchfunktion besitzt, können Anwenderinnen und Anwender nach bestimmten Schlagwörtern suchen. Die Anwendung ähnelt der Google-Suche. Nutzerinnen und Nutzer treffen auf eine ähnliche Struktur. Die Informationen aus Projekten, Beiträgen oder Diskussionen werden entsprechend ihrer Relevanz angezeigt.

Aufwand und Nutzen einer Wissensmanagement-Software

Es kann aus verschiedenen Tools gewählt werden. Neben einer Software, die sich auf den Servern im Unternehmen speichern lässt, existieren auch cloudbasierte SaaS-Anwendungen.

Bei der Suche nach einer passenden Wissensmanagement-Software fokussieren sich die Firmen meist auf die Funktion der Wissensdatenbank. Es geht primär darum, Informationen den Nutzern einfacher und schneller zukommen zu lassen. Während der Einführung richtet sich das Augenmerk dann auch vermehrt auf zusätzliche Features, wie den internen Austausch von Informationen oder der gemeinsamen Projektarbeit.

Die Plattform SharePoint Online eignet sich besonders gut für den Aufbau einer Wissensdatenbank. Auf der Produktseite finden Sie alle Informationen zu SharePoint und den Vorteilen, die diese Plattform bietet.

Die erfolgreiche Einführung einer Wissensmanagement-Software

Ist die Entscheidung für eine bestimmte Software gefallen, geht es darum, das Tool erfolgreich vor Ort zu etablieren. Dabei sollten IT-Abteilung, Management, die einzelnen Fachabteilungen und die zuständigen Redakteurinnen und Redakteure Hand in Hand vorgehen.

Folgende Schritte helfen dabei, das Wissensmanagement im Unternehmen zu etablieren und von den genannten Vorteilen zu profitieren.

erste Überlegungen: In diesem ersten Schritt wird festgelegt, welches Wissen verwaltet und welches verworfen werden soll.
Struktur schaffen: Eine Stichwortsammlung hilft, die Frage nach der Struktur des Wissens zu klären.
Organisatorisches klären: In diesem Schritt werden den Nutzerinnen und Nutzern Rollen und Berechtigungen zugewiesen. Das Wissensmanagement umfasst folgende Rollenprofile: Administration, Redaktion und Anwendung. Es können auch Ansichten festgelegt werden. Dadurch wird Wissen gezielt auf einzelne Geschäftsbereiche zugeschnitten.
Wissen schaffen: Die angelegte Stichwortsammlung wird nun in das Wissensmanagement übertragen.
Wissen einpflegen: Nun fügen die Redakteurinnen und Redakteure die Informationen in das System ein.
Anwender schulen: Abschließend werden die Anwenderinnen und Anwender mit der Software vertraut gemacht. Dabei sind konstruktive Bewertungen und Vorschläge relevant. Dadurch kann der Informationsgehalt der Inhalte verbessert werden. Damit sind die Voraussetzungen geschaffen, die Wissensmanagement-Software technisch wie inhaltlich zum Erfolg zu führen.

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