Geschäftsbereich Modern Workplace
Dokumentenmanagement mit SharePoint Online
Die wichtigsten Funktionen eines digitalen Dokumentenmanagements mit SharePoint Online
- Vorkonfigurierte Softwarelösung für digitales Dokumentenmanagement mit SharePoint Online/Microsoft 365, erweitert um Shareflex-Technologien
- Verwaltung sämtlicher Dokumente über den gesamten Lebenszyklus
- Zugriffsregelung über Berechtigungskonzepte
- GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung
- Unterstützung von Prozessen durch Workflows
- Volltextsuche und Metadatensuche
- Einfache und nutzerfreundliche Bedienung über Web-Oberfläche direkt im Browser
- Integration in den M365-Kosmos und sämtliche Anwendungen wie Outlook, Office und Teams
- Schnittstellen zu gängigen ERP-, CRM- und LOB-Systemen
- Ready to use-Template für Microsoft Dynamics 365 Business Central
SIE WISSEN NICHT WEITER?
Welche Vorteile bietet ein SharePoint-basiertes Dokumentenmanagement?
Die Digitalisierung des Dokumentenmanagements bietet viele Vorteile für Ihr Unternehmen:
- Die zentrale Ablage von Dokumenten erleichtert den Zugriff auf relevante Informationen.
- Digitale Dokumente können schneller gefunden, geteilt und bearbeitet werden.
- Änderungen und Aktualisierungen von Dokumenten werden über die Versionierung einfach nachvollziehbar.
- Digitale Dokumente können archiviert und revisionssicher abgelegt werden.
- Durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch und leisten einen Beitrag zur Nachhaltigkeit.
- Die digitale Ablage von Dokumenten erhöht die Effizienz in Ihren Abläufen und Prozessen.
- Durch Funktionen wie die Freigabe von Dokumenten, die gemeinsame Bearbeitung und Versionierung von Änderungen wird die Zusammenarbeit erleichtert.
- Die Cloudlösung auf Basis von Microsoft 365 schützt Ihre Dokumente durch die Vergabe von Zugriffsrechten und Sicherheitsfunktionen vor fremden Zugriff.
- Durch die strukturierte Ablage von Dokumente und die Verschlagwortung durch Metadaten schaffen Sie mehr Ordnung.
Für welche Anwendungsfälle eignet sich das digitale Dokumentenmanagement mit SharePoint Online?
Mit einem digitalen Dokumentenmanagement stellen Sie Ihren Mitarbeitenden jederzeit alle Informationen zentral zur Verfügung. Ihre Mitarbeitenden haben jederzeit Zugriff auf relevante Dokumente – ohne langes Suchen in verstaubten Ordnern. Die papierlose, digitale Ablage optimiert Ihre Abläufe und Prozesse, wodurch die Mitarbeiterzufriedenheit und die Produktivität erhöht werden.
- Digitalisierung von Dokumenten, z. B. Verträge, Rechnungen und andere Akten
- Projektbezogene Ablage von Dokumenten zur Optimierung Ihres Projektmanagements
- Zentrale Bereitstellung von unternehmensweiten Vorlagen, Protokollen, Richtlinien usw.
Sie wissen nicht, wie Sie mit der Digitalisierung starten sollen? Oder haben Sie spezielle und hochindividualisierte Prozesse? Wir beraten Sie gerne und begleiten Sie auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz!
Welche Funktionen hat die Lösung für digitales Dokumentenmanagement?
Shareflex Documents Online ist eine vorkonfigurierte Softwarelösung für digitales Dokumentenmanagement auf Basis von SharePoint Online und Microsoft 365-Technologien. Die Lösung bietet im Standard viele leistungsstarke Funktionen, die das Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen optimieren.
Verwaltung von digitalen Dokumenten
- Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten
- Verschlagwortung von Dokumenten
- Zuordnung und Verteilung von Dokumenten unter Berücksichtigung von Berechtigungsstrukturen
- Einbindung von Dokumenten in Prozesse und Arbeitsabläufe
- Versionierung von Änderungen an Dokumenten
- Revisionssichere Archivierung
- Verwaltung von Vorlagen
Umfassende Suchfunktionen
- Volltextsuche
- Metadatensuche
Workflows
- Automatische Benachrichtigungen
- Erstellung von individuellen Prozessworkflows
- Unterstützung Ihrer internen Abläufe
Übergreifende Funktionen
- Übersichtliche, anwenderfreundliche und intuitive Bedienbarkeit
- Individuelle Berechtigungskonzepte
- Integration in den Microsoft 365-Kosmos (z. B. Outlook, Office, Teams)
- Schnittstellen zu ERP, CRM und LOB
Out of the box-Integration mit Dynamics 365 Business Central
- Integration mit Dynamics 365 Business Central über intuitiv bedienbare Dropzone
- Ablage von Dokumenten und E-Mails, wie Schriftverkehr, Anfragen, Checklisten, Berichte zu Belegen in BC
- Speicherung der Dokumente in den Akten innerhalb von Shareflex Documents Online bzw. SharePoint Online
- Vordefinierte Ablagestruktur für Verkauf, Einkauf und Artikel
Wie gestaltet sich die Kompatibilität und die Integration von Shareflex Documents Online mit anderen Produkten?
- SharePoint Online und Microsoft 365 als Basis
- ERP-Systeme wie Dynamics 365 Business Central
- Microsoft 365-Anwendungen wie MS Teams, Power BI, Planner, Power Automate
- Office-Anwendungen wie MS Outlook
- dox42 für die Erstellung von Dokumenten aus SharePoint-Daten, individuellen Textbausteinen u.v.m., sowie Weiterverarbeitung der Dokumente
Warum ist die Business Systemhaus AG der IT-Partner für Ihr Unternehmen?
Wir unterstützen unsere vorwiegend im Mittelstand angesiedelten Kunden rund um die Region Bayreuth, Bamberg, Nürnberg, Hof und über ganz Deutschland sowie den DACH-Raum hinaus in verschiedenen Aspekten der Digitalisierung und Optimierung von Unternehmensprozessen. In der Zusammenarbeit legen wir ein besonderes Augenmerk auf langfristige Partnerschaften und die stetige Weiterentwicklung digitaler Themen in Ihrem Unternehmen, und unterstützen Sie so in der langfristigen Erreichung Ihrer Unternehmensziele.
Dabei decken wir sämtliche Bereiche ab: Betriebswirtschaftliche Software/ERP, Lösungen für den Modern Workplace/das digitale Büro sowie die Themenfelder Business Intelligence, Personalmanagement und IT-Infrastruktur.
