Was ist Dokumentenmanagement?
DMS kurz erklärt
Dokumenten-Management-System (DMS) bedeutet, dass Dokumente ordnungsgemäß bearbeitet, verwaltet und archiviert werden. Beispiele für solche Dokumente sind Rechnungen oder Verträge.
Was sind die Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen?
- Der Prozess und der Lebenszyklus von Dokumenten werden standardisiert: Egal ob es ums Speichern von Dokumenten, Bearbeiten oder Versionieren geht
- Effizientere Gestaltung von Bearbeitungsprozessen: z.B. Verlinkung von Dokumenten innerhalb eines Dokuments oder Verknüpfung einer Aufgabe mit dem Dokument
- Strukturiertere und schnellere Bearbeitung möglich: Alle Dokumente sind sortiert
- Weniger Papier- und Ressourcenverschwendung: Druck- und Zustellkosten minimieren sich/sinken
- Verbesserte Dokumentensicherheit: man kann bestimmen, wer Zugriff auf Dateien hat und welche dieser verweigert wird
- Fehler werden minimiert
- Bessere Zukunftssicherheit: In Unternehmen kommt es immer öfter zum Einsatz von Informationstechnologie. Es kann somit sein, dass ältere Unternehmen nicht mehr im Stande sind, industrialisiert zu werden.
- Mitarbeiter*innen haben mehr Zeit: Es sind weniger monotone Aufgaben zu erledigen=> mehr Spaß bei der Arbeit, was die Qualität steigert und somit zu einer besseren Zusammenarbeit im Unternehmen führt.,
Was sind die Einsatzbereiche von DMS-Systemen? Was kann DMS?
DMS ist vielfältig einsetzbar: Erfassen und Scannen neuer Dokumente (Verwaltung von Dokumenten), Suchen und Recherchieren, Automatisierungen oder generell ums Archivieren (von E-Mails)
Was gehört zum Dokumentenmanagement?
- Koordinieren und organisieren von Schriftstücken
- Scannung von Papierdokumenten
- Indizierung, Kategorisierung der digitalisierten Schriftstücke
